Как выставить счет на оплату по безналу: образец

Зачастую индивидуальные предприниматели и юридические лица вынуждены выставлять счета на оплату, это особые документы, которые предоставляются заказчику по итогам выполненных работ, оказанных услуг или поставленных товаров. Несмотря на то что на законодательном уровне никаких особых требований к документу нет, все же возникает ряд актуальных вопросов. Как выставить счет на оплату от ИП, образец документа, как его правильно составить и многие, другие попробуем ответить на ряд поставленных вопросов.

Что это за документ

Как уже говорилось выше, на законодательном уровне никаких требований к нему нет, соответственно, образец искать нет особого смысла, если только для примера, потому что каждый предприниматель может составить его в свободной форме, указав там некоторые обязательные реквизиты и сведения. Счет на оплату выставляется по итогу выполненных работ предоставленных товаров или услуг на основании заключенного договора. Если говорить простыми словами, что такое счет на оплату, то это уведомление о завершении своих обязательств по договору, которые должны быть уплачены другой стороной.

Обратите внимание, что документ выдается контрагенту для того, чтобы он смог безналичным способом оплатить работы услуги или товары по итогу их выполнения на основании договоренности.

Счет на оплату должен содержать в себе некоторые обязательные сведения, то есть реквизиты, на основании которых будет осуществляться оплата:

• полное наименование компании, предоставляющей услугу, ООО или индивидуального предпринимателя;
• юридический адрес;
• индивидуальный номер налогоплательщика;
• КПП;
• реквизиты кредитной организации, которая обслуживает расчетный счет;
• таблица с указанными работами услугами или товарами, их количество, единицы измерения и стоимость.

Пример заполнения документа

Каждый предприниматель может самостоятельно составить документ, по крайней мере, с указанием реквизитов проблем возникнуть не должно, главное, указать все сведения правильно, чтобы не возникало в будущем проблем с получением оплаты. Кстати, предприниматели в основном присваивают каждому счету на оплату свой порядковый номер, делать это не обязательно, но, тем не менее, это может упростить работу предпринимателю или бухгалтерии. Обычно вместе с порядковым номером вверху документа указывается дата. Пример заполнения верхней строки: «счет на оплату № 001 от 02.10.2015 г.».

Далее, как уже говорилось выше нужно указать реквизиты счета и сведения о продавце, здесь нужно обязательно указать юридический адрес и контактные данные. На следующем этапе нужно указать данные о покупателе или заказчике услуг или работ, а также основания для оплаты, то есть, номер договора дата его заключения и прочие данные.

Кстати, у предпринимателя может возникнуть и такой вопрос, можно ли выставить счет без договора, на практике такое действительно возможно и не противоречит закону постольку, поскольку счет на оплату не является учетным документом и его оформление вовсе не обязательно. Поэтому счет может быть выставлен на основании устной договоренности без письменного соглашения. В данном случае правоотношения регулируются гражданским кодексом и прочими законодательными нормами, принятыми в нашей стране.

Примеры оформления счета с НДС и без НДС

Пример счета на оплату без НДС представлен в таблице:

Итого: 659 рублей без НДС.
Шестьсот пятьдесят девять рублей 00 копеек.
К оплате 659 рублей 00 копеек.

Пример счета на оплату с НДС:

Итого: 6165 рублей 30 копеек.
В том числе НДС 940 рублей 47 копеек.
К оплате 6165.30 рублей (шесть тысяч сто шестьдесят пять рублей 30 копеек).

Когда выставляется счет с НДС, а когда без

На самом деле выделять НДС или нет, зависит от системы налогообложения, которую применяет предприниматель или юридическое лицо, если предприятие работает по общей системе налогообложения, сокращенно УСН, это обязано вести полноценный бухгалтерский учет и уплачивать все налоги и сборы в бюджет. Именно для таких предприятий выделение НДС является обязательным условием, соответственно, при выставлении счета на оплату с указанием в документе налог на добавленную стоимость.

Индивидуальные Предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, могут выставлять счета без НДС, данный факт обязательно нужно отразить в документе двумя способами, например, указать «без НДС» или в строке НДС поставить прочерк. Это нужно для того, что некоторые юридические лица могут потребовать официальное письмо от Федеральной Налоговой Службы для подтверждения полномочий предоставления товаров и услуг без уплаты налога на добавленную стоимость, в этом письме будет указана применяемая система налогообложения.

Может ли ИП выставить счет с НДС? В соответствии с налоговым кодексом, индивидуальные предприниматели в большинстве своем применяет упрощенную систему налогообложения и с налогами на добавленную стоимость не сталкиваются. А как говорилось выше, обязанность уплачивать налог ложится только на тех предпринимателей и юридических лиц, которые используют общую систему налогообложения.

Обратите внимание, на практике случается такое, что крупные предприятия, юридические лица, требуют от своих партнеров выставления счета на оплату с нулевыми НДС, что не служит поводом для подачи отчетности в ФНС.

Как оформить документ

В соответствии с Федеральным Законом номер 402 «О бухгалтерском учете», счет на оплату не является отчетным документом, то есть, он служит основанием для учета активов и не предоставляется для подтверждения каких-либо расходов. Именно на основании этого особых требований к документу со стороны контролирующих органов нет, соответственно, предприниматели могут создать типовую форму самостоятельно, например, через бухгалтерские программы, текстовые редакторы: Word или Excel.

Для того чтобы документ был принят контрагентом, он должен обязательно в себе содержать реквизиты расчетного счета в банке, соответственно, если у предпринимателя нет банковского счета, выставить счет на оплату по безналу он не сможет. Также нельзя не сказать о том, что счет на оплату могут выставить только лица, зарегистрированные в качестве индивидуального предпринимателя или юридического лица, соответственно, физические лица таких полномочий не имеют.

Обратите внимание, последнее требование к составлению счета на оплату – это обязательно наличие подписей и печатей. Если документы выставляют юридические лица, то на нем должна быть подпись главного бухгалтера и генерального директора, а также печать организации. Что касается индивидуальных предпринимателей, то достаточно поставить подпись ИП, так как зачастую он выполняет функции бухгалтера, и печаль в данном случае ставить необязательно постольку, поскольку на законодательном уровне индивидуальные предприниматели могут работать без нее.

Как направить документ и сроки оплаты

Есть много способов, как отправить счет на оплату заказчику или покупателю. Например, можно составить документ на бумажном носителе и отправить его по факсу, в другом варианте можно выставить счет на оплату онлайн, или составить документ на бумажном носителе, сделать скан и направить на электронную почту покупателю или заказчику. Обычно в любом случае независимо от способов передачи счета, каждый из них имеет юридическую силу.

Некоторые предприниматели предпочитают получать все документы в оригинале, чтобы в будущем не было каких-либо споров со своим партнером. В данном варианте направить документ можно через курьера, по почте или передать при подписании договора. Как уже упоминалось выше, договор составлять вовсе не обязательно, например, когда предприниматели заключили договор на долгосрочное сотрудничество. То есть, к примеру, товар поставляется партиями с определенной периодичностью, в данном случае договора каждый раз не прописываются, а вот счет на оплату нужно будет выставлять каждый раз. В данном случае передать документ к оплате можно по итогу завершения своих обязательств, например, после акта принятия работы.

И, наконец, нельзя не обратить внимание на сроки оплаты, как правило, все сроки выполнения работ поставки товаров, а также оплата услуг осуществляется на основании взаимной договоренности. Если есть письменный договор между контрагентами, то сроки уплаты должны быть в нем обязательно указаны. В противном случае, исполнитель может указать сроки оплаты в выставленном счете.

На практике случается такое, что в счете на оплату могут быть некорректно указаны какие-либо реквизиты. По этой причине платеж не поступает на расчетный счет исполнителя своевременно. В данном случае заказчик должен в письменном виде уведомить его о сложившейся ситуации, например, в такой форме «Выставьте, пожалуйста, счет повторно, платеж не проходит по причине неверно указанных реквизитов». В данном случае заказчик обязан продлить сроки для исполнения платежа, кроме всего прочего, не стоит забывать, что банки могут отправлять платежи в разные сроки, некоторые могут исполнить платежное поручение в день обращения, а другие на следующий рабочий день.

Обратите внимание, налоговым кодексом оговорены сроки для выставления счета в течение 5 дней после выполнения своих обязательств поставщиком или исполнителем.

Если подвести итог, то счет на оплату товаров или услуг не является обязательным документом по законодательству, но тем не менее, он необходим сторонам сделки для того, чтобы регулировать свои отношения на основании обоюдной договоренности. Что касается образцов документов, то их вы без труда сможете найти их в интернете или сформировать самостоятельно, для этого лишь достаточно создать типовую форму с указанием необходимых сведений об организации, чтобы в будущем корректировать таблицу.