Неспособность контрагентов исполнять свои денежные обязательства может стать серьезной проблемой в экономической деятельности. Растущая дебиторская задолженность сказывается на обороте собственного капитала. Именно увеличение просроченных долгов приводит к недостатку оборотных активов, необходимых для бесперебойной работы организации.

Определение безнадежности долга

Согласно законам РФ долг называют безнадежным, когда существуют следующие основания:

1. Истек срок исковой давности, составляющий три года.
2. Невозможно исполнить долг. Такое случается, если предприятие обанкротилось.
3. При вступлении в силу нормативного акта.4. Предприятие ликвидировано.

В учете отсутствует характеристика безнадежного долга, как такового. Положение по бухгалтерскому учету среди прочих расходов выделяет долги, нереальные к взысканию. Однако в документе нет разъяснения, что они собой представляют. Это стоит раскрыть в учетной политике для каждой организации. А чтобы не возникало разночтений между налоговым и бухгалтерским учетом (и соответственно, чтобы не применять пункт 3 18/02 ПБУ), лучше использовать вариант, когда критерии списания будут одни и те же.

Исковая давность

Прежде чем провести списание безнадежной дебиторской задолженности, необходимо точно определить срок исковой давности. Его началом считается время установления компанией или фирмой нарушения своих прав. Это, например, может быть день, с которого началось нарушение срока выплаты денежных средств за товары или оказанные услуги согласно заключенного договора. Следует помнить, что есть возможность прервать исковую давность. Причин этому несколько:

1. Обращение в суд с исковым заявлением на должника.
2. Дебитор совершает действия, признающие его долг. Это может быть получение от него подписанного акта сверки, частичное погашение долга или процентов по нему, обращение об отсрочке.

Акт сверки

После приостановления, инициируется новый срок исковой давности, время же до перерыва, по любой из причин, не включается в него.

Невозможность исполнения обязательства и выпуск государственного акта

Иногда бывает, что обязательство невозможно исполнить. В таких случаях ни один из участников сделки не отвечает за возникшие обстоятельства. Это бывает, например, при возникновении пожаров или стихийных бедствий. Сюда же относится смерть должника, если осуществление долгового обязательства прочно связано с его личностью.

Еще одна причина завершения обязательств — наличие акта государственного органа. Им служит, в том числе, исполнительный документ судебного пристава. Иногда случается, что налоговые не соглашаются с законностью списания подобной задолженности, но Минфин и Высший Арбитражный Суд по этому вопросу обычно принимают сторону налогоплательщиков. Подтверждением служит письмо Минфина № 03—03—05/230 от 22.10.2010 со ссылкой на Определение ВАС, где конкретно указывается, что такой долг следует считать безнадежным.

Ликвидация должника и нереальная задолженность

Законом предусмотрена ликвидация:

1. Вследствие банкротства.
2. Из—за решения учредителей.
3. По приговору суда в случае нарушения законодательства или непредставления отчетности.

Предприятие должно иметь документальное подтверждение о ликвидации должника. Им является выписка об исключении из реестра, которую можно получить в органе регистрации. Стоит обратить внимание, что одной информации о ликвидации организации на сайте Федеральной Налоговой Службы не достаточно.

Существует еще такой фактор, как нереальная задолженность, исходя из представления самого кредитора. Конечно, пользоваться этим критерием можно только для целей учета, а списание дебиторской задолженности идет за счет прибыли предприятия. Применение метода оправданно среди организаций, в которых имеется большое количество дебиторов с мелкими долгами. Увещевание таких должников обычно не имеет смысла, а затраты на судебные иски превышают суммы долга. Однако списать долги стоит хотя бы для того, чтобы привести в порядок учет. Предварительно необходимо оформить все документы: обоснование списания и распоряжение руководителя.

Документальное оформление

Чтобы оформить списание просроченных долгов необходимо иметь следующее:

1. Приказ о проводимой инвентаризации.
2. Инвентаризационный акт и справка к нему.
3. Приказ директора о списании долга.
4. Оформить бухгалтерскую справку.

Образец приказа о списании дебиторской задолженности

Если выявлены дебиторы, по долгам с истекшим сроком, собирают подтверждающие документы. Ими являются:

1. Накладные на отгрузку и договора.
2. Возможно предоставление акта сверки.
3. Претензия о взыскании.

Независимо от срока исковой давности, нужно собрать документацию, которая подтвердит, что долг неисполним:

1. Выписка из Единого реестра.
2. Акт судебного пристава.

Лучше если документы по просроченной задолженности будут храниться отдельно от других первичных документов. Такая систематизация документов позволит быстро находить их для проверяющих в любое время. Ведь хранить документы, которые доказывают правильность списания долгов, следует пять лет для бухгалтерского и четыре для налогового учета, считая с дня списания.

Как списать дебиторскую задолженность

Обычно все сведения заносятся в справку—расчет. В бухгалтерии, при создании резерва по сомнительным долгам (Д91.2 К63), это оформляется так: Д63 К60,62,70,71,73,76. Таким образом отражают списанный долг с истекшим сроком давности или нереальный к взысканию.

Проводки по счету 62

Однако списание долга не означает его аннулирования. Поэтому такую задолженность одновременно отражают на забалансовом счете 007. Предполагается, что организация—кредитор будет наблюдать за возможностью взыскать задолженность, если финансовое положение должника улучшится. Аналитический учет обычно ведут по каждому должнику и каждому долгу. Параллельное отражение на счете 007 необходимо делать обязательно, во избежание налоговой и административной ответственности.

Если же создание резерва не прописано в учетной политике или его не достаточно, то долг списывают сразу на внереализационные расходы: Д 91.2 «Прочие расходы» К60,62,70,71,73,76, с одновременным учетом на счете 007.

Бывают случаи, когда у одного и того же контрагента присутствуют обе задолженности — дебиторская и кредиторская. Тогда сначала нужно произвести взаимозачет и только после этого заняться дебиторской задолженностью.

В налоговом учете

Образованный резерв применяют для покрытия долгов. Если же его не хватает, сумма разницы включается во внереализационные расходы.Если резерв не создавался, то к расходам относится полная сумма задолженности.

Следует обратить внимание, что такое списание задолженности в расходы признают для расчета прибыли только в определенном налоговом периоде, а именно:

• при истечении срока давности;
• когда в Реестр уже внесена запись;
• если акт пристава уже получен.

Списание просроченной дебиторской задолженности — обязанность организации, такая задолженность влияет на финансовые показатели, например, при выдаче кредита. Поэтому проводить списание нереальной задолженности нужно своевременно и согласно законодательству.